7 dicas para simplificar a gestão de documentos

Ao longo dos meses e dos anos, uma grande quantidade de papéis é acumulada dentro das empresas e saber como administrá-los se torna um imenso desafio.

Dados da Baleforce mostram que o desperdício de papel é um problema grave em muitas indústrias:

"Devido a erros de impressão, lixo eletrônico, faturamento e embalagens, o papel pode representar até 70% do desperdício total de uma empresa. Um funcionário médio do escritório usaria cerca de 10.000 folhas de papel em um ano. Além do papel usado para impressão, as empresas também consomem outros produtos de papel, como papelão, envelopes e invólucros, para citar alguns".

Além disso, como afirma a Resource Conservation Alliance, 40% das árvores colhidas no mundo são usadas para produzir papel. Infelizmente, a degradação das florestas é apenas parte da história. O ciclo de vida do papel prejudica o meio ambiente do início ao fim. Começa com uma árvore sendo cortada e termina sendo queimada – emitindo dióxido de carbono na atmosfera.

Por isso, para ajudar o empreendedor a resolver essa questão que é financeira e ambiental, existem algumas práticas que vamos chamar de gestão de documentos. Afinal, ainda que gerenciar documentos possa ser uma tarefa tediosa e desafiadora, é uma parte essencial do funcionamento de qualquer organização.

Logo, se você está lutando para manter seus documentos organizados e acessíveis, neste artigo apresentaremos sete dicas para otimizar os seus recursos e processos.

Dica 1 - Organização dos documentos físicos

Apesar de estarmos na Era digital, as instituições ainda conservam muitos arquivos em papel. Por isso, a organização dos documentos físicos não deve ser descartada. 

Contudo, embora possam estar em locais seguros, os arquivos físicos não são práticos e atrasam o fluxo normal de trabalho sempre que precisam ser consultados, além de ocupar muito espaço.

Nesse sentido, sempre que possível, procure manter os seus arquivos na nuvem.

2 - Crie um padrão organizacional para simplificar a gestão de documentos

São necessários alguns cuidados na hora de administrar os documentos de sua organização. Um deles é a criação de tabelas ou listas com os títulos de todos os arquivos.

Além disso, pode-se inserir outras informações como data, horário de armazenamento, importância, validade etc. Tudo isso tem o condão de facilitar a gestão de documentos no seu dia a dia. 

Para quem utiliza os recursos tecnológicos com esse objetivo, como as soluções da Clicksign, nada disso é necessário. Afinal, a própria plataforma de assinatura eletrônica pioneira no Brasil oferece alertas e lembretes, além da possibilidade de armazenar os documentos em pastas e definir quem tem ou não a permissão de acessar essas pastas.

3 - Temporalidade dos documentos

Um fator importante, é que a maioria dos arquivos não tem necessidade de ser armazenada definitivamente. Portanto, alguns itens podem ser descartado com o passar do tempo. 

Por exemplo, no caso dos comprovantes de pagamento (água, luz, gás...), mesmo não existindo uma  legislação específica determinando o prazo pelo qual devem ser armazenados, as entidades de defesa dos direitos do consumidor orientam que sejam preservados por, pelo menos, cinco anos.

Como muitos desses documentos citados são passíveis de pagamento online, podem ser armazenados digitalmente. Aí vale a dica de usar plataformas que ofereçam segurança e proteção dos documentos salvos, já que com a possibilidade de guardar arquivos na nuvem, os documentos eletrônicos ganham sobrevida em relação ao papel.  

4 - Envolva a equipe no dia a dia da gestão documental

Se sua empresa ainda trabalha com muitos documentos em papel, sinto te dizer, mas está atrasada. O caminho a seguir é o de uma gestão eficiente dos processos. Não faz sentido, ao final do dia, ter que pedir para que todas as áreas que produziram arquivos os encaminhem direto a quem faz a digitalização para que estes sejam salvos.

Ou seja, é fundamental que as diferentes áreas de um negócio colaborem para facilitar a gestão de documentos, pois  gestão do ciclo de vida desses registros precisa ser eficaz desde a origem.

5 - Estabeleça uma política de uso dos documentos

É cada vez mais necessário que se criem regras específicas para o bom e correto uso dos documentos, especialmente com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados no país.

Para se criar essa política, é essencial conhecer as principais necessidades e usos que os setores de sua empresa fazem de cada um deles, determinando o comportamento esperado de cada profissional em seu manuseio. 

Tendo isso como norte, com base na realidade específica da sua companhia, crie a sua própria política de uso, segurança e organização. Defina quais profissionais podem acessar os documentos, que tipo de informações estarão disponíveis e quais as boas práticas necessárias. 

6 - Criação de contratos online para simplificar a gestão de documentos

Uma forma de simplificar a gestão de documentos é trabalhar com contratos totalmente digitais. Para isso, existem, no mercado, ferramentas que facilitam a criação desses arquivos de forma totalmente eletrônica, sem precisar de papel. 

O Clicksign Automação é uma dessas ferramentas. Através dessa solução, o documento é criado, assinado e armazenado de forma remota e com recursos capazes de potencializar a sua validade jurídica.

7 - Estabeleça uma rotina de backups 

Quem armazena documentos eletrônicos também deve se lembrar de que, se o local em que esses arquivos estão guardados for físico, como um HD de computador, um acidente pode destruir para sempre documentos-chave para a empresa.

Portanto, é imperativo que os gestores realizem sempre um backup das informações que estão armazenadas, pois não basta apenas digitalizar um documento se ele não for guardado em um local seguro ou não haver uma cópia de segurança em um local adequado. 

Como dito anteriormente, uma dica muito eficiente é o armazenamento de documentos na nuvem.

Considerações finais: importantes demais para serem armazenados de qualquer jeito

Neste artigo, você viu que os documentos de uma organização são importantes demais para serem armazenados de qualquer jeito, nos fundos de uma gaveta ou em uma pasta que ninguém sabe onde fica. 

De acordo com a organização Stop Waste:

O uso ineficiente de impressoras, copiadoras e aparelhos de fax pode desperdiçar entre 1 e 3% da receita da empresa anualmente.

Para cada dólar gasto em cópias, as empresas incorrem em outros US$ 6 em manuseio e distribuição, e metade de todos os documentos impressos são descartados em 24 horas.

Uma média de 17% de tudo que é impresso é considerado lixo.

Por isso, com essas dicas, esperamos que você possa simplificar a gestão de documentos em sua empresa de modo mais prático e eficiente.

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