Entenda o TTRT-e e como o contador transfere seus clientes

O TTRT (Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica) é um documento importante quando falamos da escolha de mudar o profissional responsável pela contabilidade de uma empresa. Esse documento é necessário para que o sucessor dê uma boa continuidade ao trabalho já feito.

É indispensável que, quem é dono do próprio negócio, esteja por dentro desse assunto para evitar que aconteça um erro ou fraude.

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Se você já acompanha nosso blog, sabe que quando trazemos um assunto por aqui, é para te ajudar na sua empresa – independente de qual setor ela atua. Por isso, continue conosco e aprenda mais sobre esse tema tão importante para a saúde financeira de qualquer empreendimento!

Mas então, o que é TTRT-e?

Que sigla impronunciável, não? Mas os contadores já estão acostumadas com ela! O TTRT-e é a versão eletrônica do Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica, uma ferramenta excelente tanto para contadores digitais – que utilizam de certificações e assinaturas digitais para oficializar seus documentos – quanto para empresas.

É um arquivo online que deve ser preenchido pelo contador responsável por uma empresa quando este vai deixar sua função. Ele pode ser entregue – ou enviado – perante a rescisão de contrato, também atesta que o técnico anterior deve enviar todas as informações do setor para quem o sucederá.

Confira o nosso post sobre como agilizar o processo de demissão para não ter dúvidas nesse momento de desligamento de seu contador.

A necessidade dessa documentação está discriminada no Código de Ética do Contador que explicita que o antigo contador deve fornecer os dados necessários para que o próximo consiga realizar suas atividades.

A versão eletrônica desse termo é disponibilizada pelo Conselho Regional de Contabilidade de cada estado em seu próprio site. No entanto, para que esse tenha validade legal mesmo sendo online, é necessário se ater a certificação adequada.

Realizar essa etapa é uma obrigatoriedade para alguns estados e, para os que não a exigem, ela permanece como uma boa prática. Isso porque beneficia tanto o profissional, que tem respaldo legal para provar suas atividades realizadas, quanto para a empresa que não corre o risco de acabar tendo informações expostas.

Como funciona essa transferência?

Quando um contrato acaba ou é rescindido, não dá para deixar tamanhas informações tão privadas sobre seu negócio na mão de alguém que já não tem ligação com a empresa, certo? Não só isso é antiético, como também fere e Lei Geral de Proteção de Dados.

Por isso, todos os arquivos precisam ser repassados ao cliente, ou ao seu representante legal – normalmente, o novo contador. Essa condição fica explícita na Resolução CFC n° 987/2003 que cita:

Art. 5ºB. No Distrato de Prestação de Serviços Profissionais e Transferência de Responsabilidade Técnica, deve constar a responsabilidade do cliente de recepcionar seus documentos que estejam de posse do antigo responsável
técnico.

Parágrafo único. O cliente poderá indicar representante legal para recepcionar os documentos, mediante autorização por escrito, sendo, de preferência, o novo responsável técnico.

Existem uma série de informações a respeito de uma empresa ou de suas transações que cabem aos cuidados do contador. São comprovantes, cópias de documentos enviados, recibos e declarações indispensáveis para as comprovações legais das atividades realizadas por uma empresa. Entre alguns exemplos do que precisa estar nessa passagem de dados, podemos citar:

• notas fiscais de compras e vendas;
  
• balancete atualizado;
  
• comprovantes de pagamentos dos funcionários e impostos;
  
• certificado e assinatura digital da empresa, caso exista;
  
• inventário de produtos.

Cabe ao profissional reunir todas essas informações e organizá-las para repassar ao contratante. Nesse momento é que a praticidade do TTRT-e se destaca, permitindo que toda essa operação fique mais segura e ágil.

Por que utilizar o TTRT-e ao invés da versão tradicional?

Na hora de trocar de contador uma série de demandas podem ser observadas, como a abertura do processo de demissão, a conclusão de atividades mais urgentes, a passagem de informações para o próximo técnico, entre outras.

Por isso, todas as ferramentas que agilizem essas etapas são de grande ajuda e esse é o principal motivo de utilizar a versão eletrônica do Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica.

Estudos sugerem que 80% de todas as informações sobre o local de trabalho ainda são processadas em papel. Isso pode ser problemático para contadores e profissionais da área.

Além disso, quando pensamos no envio do termo virtualmente, também não podemos deixar de considerar o envio do restante dos arquivos necessários. Se todos eles estão no ambiente virtual, fica mais fácil de organizá-los, conferi-los e não deixar nada ficar para trás. Ainda, irá garantir economia monetária (com o gasto de papéis) e maior sustentabilidade (ao cuidar do meio ambiente).

Indicamos ler nosso post com 5 dicas para arquivar arquivos com segurança para ter conhecimento de diversos meios de preservar a privacidade dos documentos e a legalidade de seu negócio!

E para o contador digital, como o TTRT-e é vantajoso?

Devemos lembrar que os Conselhos Regionais de Contabilidade utilizam o TTRT para fiscalizar as atividades de quem é associado a eles, bem como averiguar possível irregularidade alarmada por meio de uma denúncia.

Mantendo todos os arquivos desse processo no ambiente virtual, como acontece com o uso do Termo Eletrônico, fica mais simples conferirem os passos realizados durante essa operação e a adequação de seu trabalho.

Além de se respaldar com essa proteção sobre a conferência de seu serviço, o contador digital também beneficia-se de outras formas com esse documento. Independente dos motivos que levaram o rompimento desse contrato, a transferência sempre causa dores de cabeça. Com essa opção digital, fica menos estressante e mais rápido repassar seus clientes e respectivos arquivos.

No que se atentar ao trocar de contador?

Não basta apenas modificar o responsável pela contabilidade da sua empresa, é preciso tomar cuidado com outros pontos importantes no momento de requerer os arquivos e de rescindir o contrato anterior. Além, é claro, de cumprir com as obrigatoriedades monetárias que cabem ao contratado, ainda há outras coisas a se atentar. São elas:

• datas do processo de demissão;
• a veracidade dos documentos digitais disponibilizados;
• o preenchimento correto de todos os termos e documentos;
• se todos os arquivos foram repassados;
• se há alguma informação adicional não documentada, mas que o novo contador necessita para realizar suas tarefas;
• a segurança do processo de transferência.

Esse último tópico é o que mais preocupa qualquer empreendedor. Mas, felizmente, existe uma tendência de mercado que ascendeu nos últimos anos e que resolve essa preocupação: a contabilidade digital.

Temos um post completo sobre esse assunto, falando de como ela funciona e outros detalhes. No entanto, vamos nos ater a como ela melhora a transferência de responsabilidade técnica.

Como a contabilidade digital pode ajudar nesse processo?

O avanço tecnológico oferece benefícios para todos os setores, desde as receitas médicas digitais, até automações para grandes exportações. Não seria diferente no caso dos contadores: a digitalização dessa área oferece uma série de benefícios tanto para profissionais autônomos quanto para empresas que almejam organização e praticidade nos assuntos relacionados a contabilidade.

Como já adiantamos no tópico anterior, essa tendência faz toda a diferença no processo de transferência das informações contábeis para o próximo técnico de uma empresa. Quando um documento é lavrado com o certificado e a assinatura digital, essas garantias impossibilitam a mudança do conteúdo criptografado ali.

Sendo assim, o contador que utiliza esses recursos ao enviá-los para seu contratante no momento da rescisão, garante que não irão comprometer os dados fornecidos por ele.

Utilizando a tecnologia blockchain para transferir, de um contador para outro, todos as informações privadas, estas vão ficar seguras na nuvem, arquivadas de forma prática e todo esse processo ainda terá bem menos burocracia.

Veja o post "Entenda a relação da assinatura digital e blockchain!" e saiba mais sobre o tema que estará cada vez mais presente no setor empresarial!

Não deixe de utilizar todas as informações sobre TTRT-e para melhorar sua atuação no setor contábil. E se você deseja digitalizar os seus processos, como fazem as principais empresas do mercado, de uma maneira aplicável e juridicamente válida, não perca tempo e conheça agora nossos Planos e Preços.