Como Fazer Assinatura Digital? Guia Prático

Como fazer assinatura digital: Guia 2025

A transformação digital não para, e a forma como assinamos documentos também evoluiu. Com a assinatura digital, profissionais agora conseguem acelerar contratos e assinar de forma virtual sem perder segurança, agilidade e validade jurídica. Neste guia atualizado para 2025, você vai descobrir o que é uma assinatura digital, como utilizar esse recurso no dia a dia, quais as principais vantagens e as diferenças quando comparada a outras formas de autenticação.

O que é uma assinatura digital

A assinatura digital é uma tecnologia baseada em criptografia que garante a autenticidade e a integridade de um documento eletrônico. Conheça os principais tipos de assinatura: 

• Assinatura eletrônica simples: identifica o signatário com base em fatores de segurança simples como token via e-mail, SMS, entre outros.
• Assinatura eletrônica avançada: utiliza de outras funcionalidades e autenticações de segurança para proteger a integridade dos documentos.
• Assinatura digital qualificada: ao contrário da assinatura eletrônica simples e da avançada, esse tipo de assinatura depende de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora - que valida a identidade do signatário. 

Independentemente do tipo de assinatura digital escolhida, cada uma conta com processos que buscam assegurar que o documento não foi alterado após a assinatura e que o signatário - responsável por assinar - é quem afirma ser.

Essa tecnologia tem se tornado cada vez mais comum em ambientes empresariais, jurídicos e governamentais, sendo amplamente utilizada para contratos, termos, laudos, notas fiscais e outros tipos de documentação oficial. A adesão crescente à assinatura digital é impulsionada pela praticidade e segurança oferecidas, além da economia significativa de recursos.

Como fazer assinatura digital

Fazer uma assinatura digital é um processo simples, mas requer alguns passos específicos. Geralmente, quando o signatário recebe um documento para assinatura, o caminho mais comum é ele acessar uma plataforma de assinatura que irá auxiliar em cada parte do processo até a finalização do documento - como a Clicksign, que se propõe a ajudar tanto quem envia um documento quanto quem assina.

Vale ressaltar que, para realizar uma assinatura digital qualificada, por exemplo, é necessário possuir um certificado digital, que pode ser do tipo A1 (armazenado no computador) ou A3 (armazenado em um token ou cartão com leitor). Esse certificado pode ser adquirido por meio de uma autoridade certificadora credenciada.

Como fazer assinatura digital no celular

O processo para assinar um documento pelo celular costuma ser rápido e intuitivo: após acessar a plataforma, basta fazer o login com seus dados e receber o documento para assinatura via e-mail, link direto ou dentro do próprio sistema.

A autenticação pode acontecer por meio de métodos como códigos de verificação via SMS, autenticação por e-mail, senha ou até mesmo biometria, dependendo do tipo de assinatura escolhida. Ao finalizar, o documento fica disponível com validade jurídica e registro de auditoria, pronto para ser enviado ou armazenado de forma segura.

Como fazer a assinatura digital em um documento PDF

Se você recebeu um documento em PDF e deseja assinar, o processo também é bastante prático. Em uma plataforma de assinatura eletrônica, basta fazer o upload do arquivo PDF, indicar os campos que devem ser assinados e incluir o e-mail dos signatários. Eles receberão o documento com as instruções para assinar.

A assinatura também pode ser feita diretamente na própria plataforma, sem a necessidade de baixar o documento ou utilizar programas específicos. Após todos os envolvidos assinarem, o sistema gera uma versão final com o comprovante de assinatura e um registro detalhado de cada etapa do processo, garantindo segurança e rastreabilidade.

Para que serve a assinatura digital

A assinatura digital serve para autenticar documentos eletrônicos com total segurança, garantindo que seu conteúdo não foi alterado e que o signatário é quem afirma ser. Ela é amplamente usada em processos empresariais, jurídicos, médicos e governamentais. Entre os usos mais comuns estão contratos comerciais, procurações, petições jurídicas, declarações fiscais, prontuários médicos, entre outros documentos que exijam comprovação de autoria e integridade.

Ao automatizar esses processos, empresas e profissionais economizam tempo, reduzem erros e eliminam a necessidade de deslocamentos e impressão de papéis. Em muitos setores, a assinatura digital também é fundamental para atender exigências legais e regulamentares.

Diferenças entre assinaturas digitais e eletrônicas

É comum que os termos "assinatura digital" e "assinatura eletrônica" sejam usados como sinônimos, mas existem diferenças importantes entre eles. A assinatura eletrônica é um termo mais amplo, que abrange qualquer forma de aceitação digital de um documento, como clicar em "aceito" ou assinar com o dedo na tela do celular.

Já a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica, que se baseia em criptografia e pode ou não depender de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora. Essa distinção é importante, especialmente em processos que exigem maior segurança e validade jurídica: enquanto a assinatura eletrônica pode ser suficiente em acordos menos formais, a digital é exigida em documentos com requisitos legais mais rigorosos.

Quais são as vantagens da assinatura digital?

A assinatura digital oferece inúmeros benefícios, tanto para pessoas físicas quanto para jurídicas, contribuindo para processos mais ágeis, seguros e eficientes.

Vantagens para pessoa física

Para o cidadão comum, a assinatura digital representa praticidade e economia (de tempo e dinheiro). Com ela, é possível assinar documentos sem sair de casa, evitando deslocamentos a cartórios e realizando transações com segurança. É uma tecnologia bastante útil para declarações de imposto de renda, abertura de contas bancárias, assinatura de contratos de aluguel, entre outras ações do dia a dia.

Vantagens para pessoa jurídica

Para empresas, a assinatura digital reduz significativamente os custos operacionais. Os gastos com papel, impressão, transporte e armazenamento físico de documentos são substituídos por um processo totalmente digital. Isso também contribui para a sustentabilidade, já que diminui o consumo de recursos naturais.

Além disso, a assinatura digital acelera os fluxos de trabalho como um todo, permitindo que contratos sejam assinados e validados em minutos, mesmo quando as partes estão em diferentes cidades ou países. A agilidade melhora a experiência do cliente, rompe fronteiras geográficas e permite que as empresas sejam mais competitivas no mercado.

Validade da assinatura digital

A validade da assinatura digital é garantida por lei no Brasil. A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), responsável por regulamentar o uso de certificados digitais. Isso significa que documentos assinados digitalmente têm o mesmo valor jurídico que aqueles firmados com assinatura manuscrita, desde que respeitadas as normas legais.

Além disso, a Lei nº 14.063/2020 também reforça a legalidade da assinatura digital em diversos contextos, permitindo seu uso em processos administrativos, judiciais e negociações privadas. Assim, empresas e pessoas físicas podem utilizar essa tecnologia com total confiança, sabendo que seus documentos serão aceitos por instituições públicas e privadas.

Segurança da assinatura digital

A segurança é um dos maiores diferenciais da assinatura digital. A tecnologia de criptografia envolvida protege os dados contra alterações e fraudes, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam acessar e assinar os documentos. Isso reduz drasticamente os riscos de falsificação ou extravio de arquivos.

Além da criptografia, os sistemas de assinatura digital também utilizam registros de log e outras autenticações de segurança, permitindo rastrear cada ação feita no documento. Esses registros são fundamentais para garantir a transparência e a confiabilidade do processo, especialmente em ambientes regulados ou de alta criticidade.

Outro ponto importante é que o uso do certificado digital requer autenticação por senha ou biometria, adicionando mais uma camada de proteção à identidade do signatário. Essas medidas fazem da assinatura digital uma das formas mais seguras de validar documentos na atualidade.

Assinatura digital da ClickSign

A Clicksign é uma das empresas líderes em soluções de assinatura digital no Brasil, sendo a pioneira no país. Com uma plataforma intuitiva, segura e em conformidade com a legislação vigente, empresas e indivíduos assinam documentos de forma simples, rápida e com validade jurídica.

A solução da Clicksign também se integra facilmente a sistemas corporativos (por meio da API) e oferece funcionalidades como autenticação por e-mail, SMS, biometria e certificados digitais, atendendo diferentes níveis de exigência. Isso torna a Clicksign ideal para empresas que buscam agilidade, segurança e conformidade nos seus processos de assinatura.

Se você quer transformar a forma como sua empresa lida com documentos, conheça as soluções da Clicksign e descubra como a assinatura digital pode simplificar sua rotina e garantir mais eficiência aos seus contratos.

Conclusão

A assinatura digital é uma tecnologia indispensável para quem busca eficiência, segurança e agilidade na autenticação de documentos. Com validade jurídica, alta proteção de dados e facilidade de uso, essa tecnologia se destaca como uma aliada poderosa tanto para profissionais quanto para empresas.

Ao adotar essa solução, você elimina burocracias, reduz custos e moderniza seus processos. E com plataformas como a Clicksign, a transição para o digital se torna simples e segura. Esteja preparado para o futuro dos negócios com a assinatura digital.

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