Como organizar arquivos escolares da maneira correta
Saber organizar arquivo escolar da maneira correta é a primeira etapa para catalogar as informações importantes e privadas dos alunos. Organizar os documentos escolares é, dentre outras coisas, uma maneira de preservar as informações pessoais dos alunos e garantir a efetiva gestão da informação – o que, por sua vez, garantirá uma secretaria altamente eficaz.
Por outro lado, organizar documentações de tantos alunos não é uma tarefa fácil, não é mesmo?! Porém, essa estruturação precisa acontecer e, mais do que isso, deve ocorrer de forma correta para que nenhuma informação seja corrompida ou perdida com o tempo.
Para organizar o arquivo escolar corretamente, é essencial categorizar os documentos por tipo (matrículas, diplomas, certificados), selecionar entre perenes e provisórios, e, principalmente, adotar o armazenamento digital. Essa abordagem garante a preservação e fácil acesso às informações importantes do arquivo da escola, tanto para os alunos quanto para a própria instituição e órgãos governamentais.
Para te ajudar, selecionamos algumas dicas de organização otimizada e efetiva para arquivos escolares. Posterior a isso, também exibimos um apanhado sobre a importância do armazenamento digital e do uso de assinaturas eletrônicas.
Como Organizar o Arquivo Escolar da Sua Instituição?
Catalogar os registros escolares vai além dos interesses dos próprios alunos, essa organização é importante também para a escola e para os órgãos do governo. De forma jurídica, é certo afirmar que os dados escolares são de interesse público, ao passo que devem ser protegidos pelo próprio estado. Sendo assim proibida a aniquilação do histórico e arquivo escolar dos alunos.
Diante disso, torna-se necessário estruturar os documentos escolares corretamente. Mas como fazer isso, afinal?
Pensando em aprimorar os processos das secretarias escolares, nós, da Clicksign, nos propomos a reunir uma série de dicas para melhorar o funcionamento das escolas. Confira também nossa publicação com sugestões para otimizar o processo de matrícula escolar em seu empreendimento, e deixe todos esses processos muito mais descomplicados!
Guia Passo a Passo: Como Organizar o Arquivo Escolar Corretamente
A seguir, veja um passo a passo simples e prático para organizar o arquivo escolar:
- Categorize os documentos:
O primeiro passo para a organização dos arquivos escolares é a categorização dos documentos. Nesse momento, é importante separar as informações dos alunos em categorias diferentes, como matrículas, diplomas, certificados, etc. Isso permite que os documentos sejam encontrados com mais facilidade e não se percam ao longo dos anos, sendo fundamental para a escola e para os órgãos do governo, que exigem a proteção desses dados conforme a lei.
- Selecione as documentações em perenes ou provisórias:
A seleção dos documentos deve separar os arquivos entre perenes (armazenamento mínimo de 50 anos) e provisórios (armazenamento de 5 anos, respeitando a obrigatoriedade do contrato).
- Priorize o Armazenamento Digital:
O avanço tecnológico trouxe muitas vantagens para o arquivo da escola. O armazenamento digital se tornou a melhor maneira de depositar os arquivos escolares, eliminando a necessidade de depósitos físicos com pilhas de papéis. Essa alternativa é mais sustentável, mais segura (protegendo contra perdas por incêndios ou alagamentos) e otimiza os processos da secretaria escolar.
Assinatura digital, segurança e sustentabilidade
A utilização de assinaturas e armazenamentos tradicionais para os arquivos escolares possibilita que estes sejam perdidos por questões que fogem do nosso controle, como incêndios ou alagamentos. Infelizmente, estamos sujeito a inúmeras possibilidades que interferem no nosso negócio.
Isso aconteceu em uma escola bilíngue de São Paulo que perdeu alguns arquivos devido a um alagamento na região. Segundo uma das sócias da instituição, Luciana Leite, em entrevista para o Portal Pequenas Empresas e Grandes Negócios, a inclusão de assinaturas eletrônicas para otimizar os processos, ter maior segurança e sustentabilidade.
Saber organizar arquivos escolares da maneira correta é muito importante, principalmente pelo fato de ser documentos pessoais elementares que devem ser guardados a sete chaves. Uma ótima alternativa é a utilização de armazenamentos online e assinaturas digitais para maior proteção desses arquivos.
Uma dica bônus é utilizar não somente as assinaturas eletrônicas, mas também um sistema de gestão escolar. Trata-se, basicamente, de um software de gestão e automação para controle diversos setores da escola, tais como:
- Emissão de notas;
- Pagamentos e recebimento de mensalidades;
- Notas, faltas, tarefas e provas;
- Desempenho acadêmico de cada aluno.
Estas são algumas características do sistema de gestão escolar. Caso você tenha se interessado pelo assunto, confira nossa publicação que discorre sobre assinatura eletrônica e gestão escolar como uma dupla de sucesso garantida.
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