5 formas de usar a assinatura eletrônica na escola
Hoje, vamos acompanhar 5 formas de usar a assinatura eletrônica na escola. Você vai ver como a tecnologia auxilia não só dentro, mas, também, fora da salas de aula, na secretaria.
O mundo ficou mais difícil para todos em 2020. Porém, parece que para quem trabalha com educação ficou um pouquinho mais. Muitas escolas enfrentaram, assim, sérias dificuldades e outras tantas tiveram que se reinventar para conseguir sobreviver. Entretanto, algumas delas não sentiram tanto a crise.
Qual foi o segredo?
Muito já foi dito sobre usar a tecnologia na sala de aula. Os aplicativos de reuniões online, como Zoom e Google Meet, foram incorporados às ferramentas de Ensino. Dessa forma, outros instrumentos como óculos de realidade virtual, a prática de administrar redes sociais e escrever artigos para blogs são, também, uma apropriação da tecnologia para usar na Educação.
O que pouca gente fala, no entanto, é que as escolas que sofreram menos com a crise, usam a tecnologia dentro e fora das salas de aula.
Como isso?
Simples, a liderança dessas instituições percebeu que para mantê-las fiscal e financeiramente saudáveis, é necessário operar com uma secretaria moderna e ágil. Assim como é feito na administração de empresas de outros setores do mercado. Para isso, a assinatura eletrônica tem uma posição de destaque na gestão dessas escolas.
5 formas de usar a assinatura eletrônica na escola
Iremos mostrar, agora, 5 situações em que a assinatura eletrônica pode muito bem ser utilizada em processos da secretaria. Vamos ver?
Matrícula e rematrícula
O primeiro processo que abordaremos é, talvez, um dos mais importantes para uma instituição de ensino, a matrícula. É pela matrícula que é feita toda a coordenação pedagógica para o ano letivo, assim como, também, a programação financeira.
Portanto, criar um processo ágil e prático de se fazer as matrículas e rematrículas é uma forma muito eficiente de administração escolar. Para isso, a assinatura eletrônica é um importante instrumento que pode - e deve - ser usado pelas instituições de ensino.
Sem a assinatura eletrônica na escola era preciso mudar toda a rotina escolar para que em um determinado mês se recebesse os pais de alunos para as matrículas. Mexia-se, dessa forma, com o dia a dia dos pais, dos colaboradores e dos alunos.
Com a assinatura eletrônica há uma revolucionária simplificação desse processo. Os pais recebem os contratos via e-mail, lêem e podem assinar pelo e-mail, SMS ou dependendo do caso, até por WhatsApp.
Muito mais fácil, não é?
Renegociações financeiras com assinatura eletrônica na escola
Outro trabalho muito comum e recorrente nas escolas são as renegociações financeiras. Todo ano, invariavelmente, tem pai, ou mãe, que precisa se encaminhar até o colégio e conversar na secretaria sobre como pagar as dívidas.
A assinatura eletrônica na escola tira a necessidade dos pais de alunos se dirigirem até a instituição. A renegociação pode ser feita por telefone e o contrato enviado por e-mail e assinado eletronicamente. Tudo à distância.
Termos de autorização em geral
Em um ritmo normal de aulas é comum ter atividades pedagógicas extra escola, como visita a museus, parques ou outros locais públicos. Para isso é necessário que os pais autorizem a saída de seus filhos com o colégio.
No processo antigo, entretanto, muitas vezes as crianças demoravam para entregar o termo de autorização para os pais, ou os pais não se lembravam de assinar, ou por algum motivo o termo em papel não chegava aos professores. Enfim, tudo que podia dar errado dava.
Assim, a assinatura eletrônica muda totalmente esse panorama, já que os pais vão receber esse termo por e-mail e podem assinar por lá mesmo. A própria plataforma avisa a escola que o documento foi assinado. Tudo muito mais simples.
Atestados de matrícula e termos de estágio
Uma situação mais comum em universidades são os pedidos de atestados de matrícula para comprovar os estudos de determinado aluno. Do mesmo jeito, os termos de estágio são, também, práticas que com a utilização do papel muitas vezes atrasavam.
Com a assinatura eletrônica os atestados de matrícula e os termos de estágio podem ser feitos digitalmente e assinados por e-mail ou smartphone, sem precisar imprimir qualquer documento.
Contratos com fornecedores
A assinatura eletrônica na escola pode ser usada para criação, negociação e fechamento de contratos com fornecedores. Muitas vezes esses documentos eram assinados com papel e caneta, causando demora e gastos financeiros com locomoção dos contratos.
Com a assinatura eletrônica isso tudo é feito digitalmente. Sem precisar de motoboys ou correios. Tudo online.
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